Lorsque les employés de Shopify sont revenus de vacances mardi matin, ils ont commencé 2023 avec un certain soulagement sur le calendrier. On leur a dit que toutes les réunions régulières avec trois personnes ou plus seraient automatiquement annulées à la fin de la journée et qu’elles ne devraient pas les rajouter avant au moins deux semaines, voire pas du tout.
Après cette période initiale de deux semaines, « soyez très, très critique sur ce que vous ajoutez à nouveau », a déclaré le directeur de l’exploitation et vice-président du produit de Shopify, Kaz Nejatian, aux travailleurs dans un e-mail tôt mardi, exhortant les gens à ne revenir qu’aux réunions vraiment essentielles. à leurs calendriers. « Les gens rejoignent Shopify pour construire. Pour faire de grandes choses. Pour voir que ce qu’ils avaient entre les mains est libéré afin qu’ils puissent dire, ‘wow, j’ai fait ça.’ Les réunions sont une erreur tout au long de ce voyage.
La nouvelle politique, qui comprend également le rétablissement des mercredis « pas de réunions » et l’exigence que les grandes réunions ne se tiennent que dans un bloc de six heures le jeudi, fait partie d’un effort que Nejatian a décrit comme « refactoring Shopify », en utilisant un terme de logiciel pour décrire comment la société de négoce mondiale prévoit de devenir plus efficace sur le plan opérationnel au cours de l’année à venir. L’e-mail décrit comment Shopify, qui aide entre autres les marchands à configurer des sites d’achat en ligne, prévoit d’augmenter sa cadence pour des choses comme l’envoi de mises à jour de produits et le passage d’un cycle de planification annuel à un cycle trimestriel.
« C’est en réponse au fait que nous voulons être une meilleure société d’exploitation », déclare Nejatian, d’autant plus qu’il entre dans une année au cours de laquelle beaucoup prédisent une récession, notant que « nos clients sont incroyablement judicieux quant à l’utilisation des ressources. ” . Shopify a dépassé les attentes des analystes au cours de son dernier trimestre, mais la société a déclaré en juillet qu’elle licenciait des travailleurs et que ses actions avaient chuté de près de 75 % en 2022, alors que les préoccupations en matière de dépenses augmentaient dans un contexte de pression inflationniste et que les consommateurs revenaient à leurs habitudes d’achat en personne.
L’offre de Shopify de réduire les réunions est une approche que d’autres entreprises ont adoptée en matière de productivité, Burnout et des problèmes de santé mentale croissants. La plate-forme logicielle GitLab propose des journées annuelles de « nettoyage des réunions » pour réinitialiser les réunions récurrentes qui sont vraiment nécessaires. Asana a mené des expériences au printemps dernier appelées «réunions apocalyptiques» dans lesquelles les travailleurs suppriment toutes les réunions et ne rajoutent que celles qu’ils jugent utiles. Slack a des «Focus Fridays» et les dirigeants ont pratiqué la «faillite du calendrier» pour éliminer et évaluer les réunions permanentes.
Shopify espère aller plus loin dans la pratique, exigeant que toutes les grandes réunions « pratiques » avec plus de 50 personnes n’aient pas lieu plus d’une fois par semaine pendant une période de six heures le jeudi, tout en vérifiant dans quelle mesure les gestionnaires individuels adhèrent à la politique de non-rencontres le mercredi. Il a également créé un bot qui avertira toute personne essayant de planifier une réunion le mercredi de réfléchir à deux fois, et prévoit d’encourager activement les travailleurs à annuler les réunions inutiles et à quitter les grands groupes Slack.
Les réunions individuelles resteront sur les calendriers des travailleurs, mais elles ne devraient pas non plus être programmées le mercredi, selon l’entreprise. Au total, Shopify s’attend à ce que les nouvelles politiques suppriment environ 10 000 événements de calendrier des calendriers des employés.
Si les gens ne se conforment pas, même si Nejatian dit qu’il pense qu’ils le feront, il a d’autres idées que l’entreprise peut instituer. L’une consiste à débourser un « budget » d’heures de réunion aux gestionnaires qu’ils ne peuvent pas dépasser ; une autre consiste à ajouter une minuterie dans le coin supérieur droit des écrans de visioconférence des travailleurs pour leur rappeler le coût, ou la valeur en dollars, du temps des participants pendant la réunion.
« Nous pouvons en faire certains si ça ne colle pas, mais je suis très, très optimiste à ce sujet », déclare Nejatian.
« La ressource la plus importante dont nous disposons est le temps des contributeurs individuels. Les entreprises sont incorrectement construites autour du temps des managers au lieu du temps des exécutants », dit-il. Et il ajoute : « Nous pensons qu’il est important de forcer le changement. Vous construisez un muscle en le faisant.
